Errores Comunes al Hacer el Timing de un Evento y Cómo Evitarlos
La planificación de eventos requiere una coordinación precisa, y hacer el timing es uno de los pilares más importantes. Sin embargo, es común que coordinadoras o planners con poca experiencia cometan errores al estructurarlo, lo que puede llevar a retrasos, malestar en los invitados e incluso al fracaso del evento. A continuación, te compartimos los errores típicos, consejos prácticos para evitarlos y ejemplos reales.
1. No considerar tiempos reales de traslado y montaje
Uno de los errores más frecuentes es subestimar el tiempo necesario para que proveedores instalen su equipo o para que los invitados se trasladen entre ubicaciones. Por ejemplo, en un casamiento donde la ceremonia y la recepción están en lugares distintos, no calcular adecuadamente los tiempos de traslado puede generar que los invitados lleguen tarde y desorganizados.
Tip: Siempre incluye un margen adicional en el cronograma para eventualidades como tráfico o ajustes de último minuto.
2. Sobreestimar el interés de los invitados en ciertas actividades
Es común planificar actividades que parecen emocionantes, como largos discursos, pero olvidando que el interés de los asistentes puede no ser el mismo que el de los organizadores. Por ejemplo, en un evento corporativo, destinar una hora completa a presentaciones puede provocar aburrimiento y deserciones tempranas.
Tip: Diseña un cronograma balanceado que combine momentos de contenido con entretenimiento y pausas.
3. No ensayar tiempos clave
Muchos planners novatos omiten los ensayos o simulaciones de los momentos más críticos, como la entrada de los novios, el cambio de un panel a otro en un congreso, o el encendido de las luces en una fiesta sorpresa. Esto puede llevar a errores técnicos o descoordinación.
Tip: Realiza un ensayo general con todo el equipo involucrado para anticipar posibles problemas y ajustar detalles.
4. Ignorar la duración emocional de ciertos momentos
No todos los momentos del evento deben medirse sólo en minutos. Por ejemplo, en un bautismo o una ceremonia religiosa, subestimar el tiempo que los familiares quieren dedicar a las fotos o abrazos puede crear tensión.
Tip: Escucha al cliente y ajusta el cronograma para que estos momentos significativos tengan el tiempo adecuado.
5. No diferenciar entre timings según el tipo de evento
Cada evento tiene necesidades y objetivos únicos, pero algunos planners usan un mismo modelo de timing para bodas, eventos corporativos y fiestas de cumpleaños. Por ejemplo, un congreso necesita tiempos estrictos, mientras que una boda puede permitirse más flexibilidad.
Tip:
- En eventos corporativos, prioriza la puntualidad y el respeto por los horarios anunciados.
- En bodas o eventos sociales, incorpora tiempos para la espontaneidad.
- En fiestas infantiles, programa actividades más cortas y dinámicas.
6. Olvidar coordinar tiempos con los proveedores
Otro error común es no compartir el timing con todos los proveedores. Esto puede resultar en Disc Jockeys que no están listos para el primer baile o en fotógrafos que se pierden momentos clave.
Tip: Envía un cronograma detallado a todos los involucrados con anticipación y confirma que lo hayan entendido.
7. No prever tiempos para imprevistos
El «colchón de tiempo» es fundamental. Desde una lluvia inesperada hasta un invitado que da un discurso más largo de lo planeado, no tener un margen puede desestabilizar el evento completo.
Tip: Reserva al menos un 10-15% del tiempo total del evento para manejar contingencias.
8. No considerar el flujo natural del evento
El éxito de un evento también depende de cómo fluye. Por ejemplo, servir la cena demasiado tarde en una boda puede generar que los invitados estén cansados antes del baile.
Tip: Ajusta el timing a los momentos de mayor energía de los asistentes. Por ejemplo:
- Inicio rápido y atractivo.
- Pausas estratégicas para recargar energías.
- Un cierre que deje una impresión memorable.
Reflexión Final
El timing es una herramienta clave para garantizar el éxito de cualquier evento. Dedicar tiempo a planificarlo, ensayarlo y ajustarlo según las necesidades específicas del cliente y el tipo de evento te permitirá destacar como profesional y brindar experiencias inolvidables.
¿Tienes algún consejo o experiencia que te haya ayudado a mejorar el timing de un evento? ¡Deja tu comentario!